Comunidades de vecinos y legislación

Junta de vecinos - Foto: Propiedades. El País

Junta de vecinos. ¿Le suenan?

A veces aburridas, otras violentas, pero en cualquier caso inevitables. Para algunas comunidades estas reuniones acaban como "el rosario de la aurora" y son del todo improductivas.

Conocer las claves para evitar los grupitos, animar a participar a los tímidos, calmar a los que no hacen más que gritar y, en fin, conseguir que las juntas de propietarios sean un éxito, es un tesoro para los administradores de fincas, o para aquellos vecinos ?por ejemplo, los presidentes de comunidad? que se vean obligados a convocar y dirigir estos encuentros.

Estas pautas son las que se enseñan en los cursos de dirección de reuniones que imparten algunas compañías. El Colegio de Administradores de Fincas tiene un convenio con Carbonell Consultoría y Formación, que lleva 34 años realizando cursos diseñados a medida.

"Para nosotros las técnicas son útiles para dirigir las juntas, aunque algunas veces es imposible llevarlas a la práctica, sobre todo, por el lugar y las condiciones en que se hacen las reuniones", dice el administrador Apolonio Dorado.

Incluso, hay cursos a distancia, como los de Eupi Consultores Comerciales.El objetivo es tratar todos los temas previstos sin pasarse del tiempo pactado y conseguir que todos los vecinos participen de forma activa y pacífica en la reunión ?lo que se llama liderazgo compartido?.

Hora de comienzo y hora de finalización

Un consejo para evitar lo que Silvia Elena García, de Carbonell, llama "reunionitis" ?se sabe cuando empieza la cita pero nunca cuándo acaba? es enviar una invitación a cada propietario o colocar una nota en el portal avisando del día de la junta y su hora de comienzo y finalización.

Los que empiezan en el arte de dirigir reuniones pueden establecer un margen de error de unos 20 minutos. Después de realizar varias, será más fácil prever el número de temas que pueden tratarse en una hora y qué asuntos exigen más tiempo.

Llega el día de la convocatoria

Mientras se saluda al grupo de asistentes no hay que perder de vista las señales no verbales de cada uno de ellos, ya que "más importante que lo que se dice, es lo que no se dice", enfatizan en la consultora. Por eso, si los propietarios entran en la sala de dos en dos, sabremos que hay subgrupos; o si alguien se repliega sobre el asiento será una muestra inequívoca de que se aburre.

A partir de este momento, y pase lo que pase, el administrador o vecino encargado de encauzar la junta debe atender las necesidades individuales de cada propietario. Pero?y aquí está el secreto? sin dejar de prestar

atención al grupo, algo que ocurre con mucha frecuencia cuando el administrador se enzarza en una disputa con un vecino, mientras el resto pierde el tiempo presenciándola.

Acaparar la junta

Y es que en toda convocatoria siempre hay alguien que acapara la conversación sin dejar participar al resto y que, en algunos casos, hace uso de un lenguaje demasiado brusco. Según explica Silvia Elena García, "hay que saber distinguir si estamos ante un vecino insatisfecho que quiere quejarse de algo, o ante el típico romperreuniones".

En el primer caso, lo mejor es dirigirse a ese vecino con fórmulas que eviten el conflicto. Algo así como: "Don José, entiendo su preocupación, pero precisamente este tema lo vamos a abordar en el punto tercero". Si continúa en sus trece, se aplica la técnica del disco roto de la asertividad: repetir lo mismo una y otra vez. La experiencia demuestra que al final acabará cansándose.

Por contra, el romperreuniones no suele hacer preguntas coherentes, sólo trata de probar el liderazgo del administrador interrumpiéndole a cada momento para dejarle en evidencia y que se olvide del resto de los vecinos.En este caso, el administrador debe "dirigirse a esa persona con un lenguaje positivo, no violento, y reformular la pregunta para asegurarse de que la ha entendido".

Después, y si son grupos de más de 15 vecinos, hay que hacerles partícipes a todos de esa duda con la siguiente fórmula: "Don José me pregunta si vamos a tratar el tema de los ascensores". Esto es importante para no anular al resto del grupo.

Que hablen los tímidos

Y al contrario. Una buena forma de animar a hablar a los más retraídos, a los que nunca participan, es mirarles a los ojos (algo que muestra extroversión), tratarles por su nombre y preguntarles su opinión. Un ejemplo: "Don José, ¿qué le parece la propuesta de poner un ascensor?".

Por supuesto, no faltan en estas reuniones los típicos conflictos entre dos vecinos que esconden antiguas rencillas. Cuando el ambiente se caldea, el administrador debe ponerse en pie y apelar al orden llamando a cada vecino por su nombre.

Si no da resultado, habrá que conceder dos minutos de descanso. La clave está en la paciencia y las buenas maneras.

La importancia de lo que no se dice

Según los psicólogos, los gestos dicen todo de la persona que los realiza. Por ello, es importante que el administrador tenga en cuenta algunas pautas de comportamiento no verbal.

Mostrar las palmas de las manos y los pulgares es señal de extroversión. La cabeza ladeada y proyectar la mirada hacia las personas es una señal afectiva. Nunca se debe utilizar el bolígrafo para señalar a un vecino.Tampoco es bueno cruzarse de brazos ni hacer movimientos repetitivos porque son automatismos que distraen al grupo.

Y es que el lenguaje corporal supone un 60% del éxito de la reunión, un 40% la voz y un 10% el mensaje lingüístico, aunque una cosa no excluye las otras. Los buenos gestos y las malas palabras no sirven de nada.