Productividad

Visita - Foto: Linhart

Una visita es uno de los ladrones del tiempo que más nos afectan en nuestro día a día. Los ladrones del tiempo hacen referencia a aquellas actividades en las que empleamos un tiempo excesivo para las ventajas que nos proporcionan. Son actividades necesarias, que no se pueden suprimir y que se presentan regularmente, pero que requieren un análisis para una adecuación en el uso del tiempo que nos exigen.

Ten en cuenta que los ladrones del tiempo son elementos que pueden hacernos perder el hilo de lo que estábamos haciendo y, no nos engañemos, no podemos volver a retomar la tarea exactamente en el punto en que la habíamos abandonado. El tiempo que perdamos no será exclusivamente el de la interrupción, sino que tendremos que sumarle el tiempo que tardamos en retomar la tarea.

Las visitas no son los únicos ladrones del tiempo a los que tenemos que hacer frente a lo largo de una jornada laboral; hay otros como el papeleo, las llamadas telefónicas o las reuniones, pero en este artículo nos vamos a centrar en darte unas pautas para ayudarte a gestionar las visitas y que éstas no te quiten excesivo tiempo.

Es inevitable que personas que no esperamos se "cuelen" sin avisar en nuestro despacho, ya sean de dentro o de fuera de la empresa, y para toda clase de asuntos. Conviene distinguir entre las visitas de clientes o usuarios, y las de colaboradores o compañeros:

*Visitas de clientes o usuarios;

-Una de nuestras obligaciones es atender a personas de fuera de la empresa con la máxima cortesía, pero esto no significa que tengamos que escuchar indefinidamente todo lo que quieran contarnos: hay que centrar el tema.

-Además también aquí hay que utilizar con cada cliente o usuario el tiempo que consideremos razonable, teniendo en cuenta el principio de Pareto, o criterio ABC (regla del 80/20): aproximadamente el 20% de los clientes generan el 80% de la actividad, mientras que el otro 80% sólo generan el 20%. Lógicamente, debemos conceder más tiempo a los primeros.

-En caso de tener que atender a un verdadero pesado, podemos utilizar un "cómplice" que a una determinada señal, responda viniendo en nuestra ayuda (con una llamada muy importante, una cita del director, etc.).

*Visitas de colaboradores o compañeros;

No podemos negarnos a recibir a las personas que necesitan de nuestra ayuda, consejo o aprobación para realizar un trabajo, pero sí podemos, y además conviene:

-Situar el escritorio fuera de la vista desde el exterior del despacho, para no provocar que entre todo el que pase por delante, y se acuerde de que estamos ahí y podemos charlar con él.

-Establecer una "hora tranquila", es decir, cerrar de vez en cuando la puerta, para que los demás sepan que no deseas ser interrumpido. No debes abusar de esta medida y debes estar disponible a otras horas del día.

-Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la iniciativa de finalizar la visita cuando nosotros queramos, ahorrando un tiempo precioso que no podríamos controlar en caso contrario.

-Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode. Entonces estamos perdidos, pues será mucho más difícil deshacernos de él, a no ser que permanezcamos de pie y no facilitemos el "apalancamiento".

-Saber negarse a una charla o una consulta de modo amable y con respeto, en las ocasiones en que nos interrumpe una tarea importante y que no podemos dejar a medias.

-Ser concreto, ir al grano sin divagar.

-Sobre todo, aplicarse todas estas normas a uno mismo en las visitas a los demás. Si aparecemos en cualquier momento a charlar largo y tendido en el despacho de otro, le estamos dando pie a que él haga lo mismo en otro momento, y ese momento puede ser el más inoportuno para nosotros.

Si pones en práctica alguna de estas sencillas pautas, sin duda, evitarás que este ladrón del tiempo te afecte excesivamente.